Sposób przekazywania dokumentów do ZUS dla celów wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego

Pracownik wystąpił o urlop ojcowski. Nie jestem uprawniony do wypłaty zasiłków swoim ubezpieczonym, dlatego też płatność zasiłku macierzyńskiego muszę przekazać do ZUS. Czy wymagane dokumenty mogę przekazać drogą elektroniczną przez PUE ZUS?

TAK. Choć część dokumentów i tak z założenia trzeba dostarczyć do ZUS w formie papierowej.

Ubezpieczony ojciec wychowujący dziecko ma prawo do zasiłku macierzyńskiego przez okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu ojcowskiego w wymiarze do 2 tygodni, nie dłużej jednak niż:

do ukończenia przez dziecko 24 miesięcy życia albo
do upływu 24 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu orzekającego przysposobienie i ukończenia przez dziecko 7. roku życia lub - w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego - 10. roku życia.

Urlop ojcowski, a tym samym i zasiłek macierzyński za okres tego urlopu, może zostać wykorzystany jednorazowo albo w nie więcej niż dwóch częściach, z których:

kolejna nie musi przypadać bezpośrednio po poprzedniej części urlopu ojcowskiego, ale
żadna nie może być krótsza niż tydzień.

Dokumenty wymagane dla celów przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego przysługującego ubezpieczonemu za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu ojcowskiego zostały określone w § 2 i § 26 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków... (Dz. U. z 2017 r. poz. 87). W przypadku ubezpieczonego będącego pracownikiem, dla którego płatnikiem zasiłku ma być ZUS, są to:

zaświadczenie płatnika składek zawierające informacje określone w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia, najlepiej sporządzone na opracowanym przez organ rentowy formularzu Z-3 oraz
oświadczenie ubezpieczonego, czy zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego został pobrany z innego tytułu,

złożone w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS, a także odpowiednio:

odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub
prawomocne postanowienie sądu o przysposobieniu dziecka lub
kopie ww. dokumentów potwierdzone przez płatnika składek albo ZUS za zgodność z oryginałem.

Z powyższego wynika, iż tylko część dokumentów może być przekazana do ZUS drogą elektroniczną. Pozostałą, do której zalicza się m.in. skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopię potwierdzoną przez płatnika składek lub ZUS za zgodność z oryginałem, należy dostarczyć (najlepiej do właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek terenowej jednostki organizacyjnej ZUS) osobiście lub wysłać pocztą. Choć ZUS dopuszcza możliwość załączenia do składanego przez PUE ZUS zaświadczenia płatnika składek skanu skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka, potwierdzonego przez płatnika składek za zgodność z oryginałem.

Ponadto, jeśli skrócony odpis aktu urodzenia dziecka nie zostanie dołączony do wniosku o wypłatę przez ZUS zasiłku macierzyńskiego, organ rentowy sam może wystąpić do USC o wydanie tego dokumentu, po złożeniu przez zainteresowanego stosownego oświadczenia (patrz ramka).

Odpis aktu urodzenia dziecka wydawany przez USC na wniosek ZUS

Aby ZUS mógł uzyskać potrzebny odpis aktu stanu cywilnego, musi otrzymać od osoby wnioskującej o zasiłek dane, które umożliwią urzędowi stanu cywilnego identyfikację osoby, której odpis dotyczy.

Z wnioskiem o zasiłek macierzyński należy zatem przekazać do ZUS dane dziecka, tj.:

-	imię i nazwisko,
-	datę urodzenia,
-	numer PESEL, a jeżeli nie jest znany/wydany - dodatkowo miejsce urodzenia dziecka (miejscowość).

Można to zrobić, wypełniając opracowany przez organ rentowy formularz oświadczenia do uzyskania przez ZUS odpisu aktu urodzenia dziecka/dzieci do wypłaty zasiłku macierzyńskiego.

Oświadczenie to można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej.

Przy czym, jak podkreśla organ rentowy na stronie internetowej www.zus.pl, oświadczenia i wnioski elektronicznie należy składać wyłącznie przez PUE ZUS. Dokumenty przesłane e-mailem nie będą przyjmowane do rozpatrzenia.