Jakie dokumenty do ZUS w celu wypłaty pracownicy zasiłku macierzyńskiego?

Pracownica kilka dni temu urodziła dziecko. Nie posiadamy uprawnień do wypłaty zasiłków swoim pracownikom. Jakie dokumenty powinniśmy przekazać do ZUS, aby organ ten podjął wypłatę należnego pracownicy zasiłku macierzyńskiego? Czy wystarczy samo zaświadczenie Z-3? (pytanie z dyskusji na www.forum.pl nr 1525650)

Dla celów przyznania i wypłaty ubezpieczonej matce dziecka zasiłku macierzyńskiego za okres przed i po porodzie podstawowym dokumentem potwierdzającym:

przewidywaną datę porodu - jest zaświadczenie wystawione przez lekarza na zwykłym druku, złożone w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych,
datę porodu - jest skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS.

Tak wynika z art. 53 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2025 r. poz. 501) z uwzględnieniem § 9 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (Dz. U. z 2025 r. poz. 616), które ponadto określa dodatkowe dokumenty, m.in. w zależności od tego, kto jest płatnikiem zasiłku macierzyńskiego i za okres jakiego urlopu świadczenie to ma być przyznane.

Wynika z nich, iż w przypadku pracownicy, która od razu wystąpiła o urlop rodzicielski w pełnym należnym jej wymiarze (32 tygodnie), wraz z zaświadczeniem płatnika składek sporządzonym na druku Z-3 uczestnicy forum powinni przekazać do ZUS, będącego płatnikiem zasiłku, oprócz stosownie potwierdzonego za zgodność z oryginałem skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka, również:

oświadczenie pracownicy o:

braku zamiaru korzystania przez ojca dziecka w okresie wskazanym we wniosku z zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego albo
okresie, w którym ojciec dziecka zamierza korzystać z zasiłku macierzyńskiego za okres tego urlopu, w okresie objętym wnioskiem,

albo potwierdzone przez pracodawcę za zgodność z oryginałem kopie ww. oświadczenia oraz

zaświadczenie pracodawcy o:

okresie udzielonego urlopu rodzicielskiego oraz
okresie i wymiarze czasu pracy wykonywanej w czasie urlopu rodzicielskiego, zawierające informację, czy i w jakim wymiarze pracownica będzie wykonywała pracę w okresie urlopu rodzicielskiego wydłużonego zgodnie z art. 182^1f § 3-7 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277).

Wspomniane zaświadczenia i oświadczenia mogą być złożone w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego (§ 2 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 oraz § 22 pkt 1 i pkt 2 przywołanego rozporządzenia).