Obowiązek zwrotu nadpłaconej przez pracodawcę kwoty zasiłku macierzyńskiego

Pracownica otrzymywała dodatek służbowy, pomniejszany za okresy absencji, który był wliczany do podstawy wymiaru zasiłków. W trakcie pobierania przez nią zasiłku macierzyńskiego upłynął termin, do którego został on przyznany. Przez nieuwagę nie wyłączyliśmy go z podstawy wymiaru zasiłku, a tym samym spowodowaliśmy jego nadpłatę za dwa miesiące. Czy obecnie możemy przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego? Czy musimy dokonać zwrotu kwoty zasiłku do ZUS?

Pracodawca powinien przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego poprzez wyłączenie z niej kwoty dodatku i zwrócić do ZUS nienależnie wypłaconą kwotę.

W podstawie wymiaru zasiłków z ubezpieczenia społecznego, w tym również zasiłku macierzyńskiego, nie uwzględnia się składnika wynagrodzenia, który został przyznany tylko do określonego terminu (art. 41 ust. 2 ustawy zasiłkowej). Składnik taki jest wliczany do podstawy wymiaru zasiłków przysługujących do dnia, do którego został przyznany.

Jeśli już po utracie prawa do składnika wynagrodzenia pracodawca nadal dokonywał wliczenia go do podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego, to spowodował zawyżenie tej podstawy. Tym samym dokonał bezpodstawnej wypłaty części zasiłku.

Ponieważ zasiłek w nieprawidłowej wysokości został wypłacony z winy pracodawcy (tu z powodu nieprawidłowego ustalenia podstawy jego wymiaru, co spowodowało jego nadpłatę), to obowiązek zwrotu nadpłaconej kwoty ciąży na pracodawcy. Gdyby zasiłek został pobrany nienależnie z winy pracownicy (np. oddałaby dziecko do adopcji i pomimo tego pobierała zasiłek macierzyński przez pełny okres urlopu), to wtedy pracownica byłaby zobowiązana do zwrotu pobranych kwot wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego - art. 84 ust. 1 ustawy o sus. Od 1 stycznia 2016 r. odsetki ustawowe za opóźnienie wynoszą 7% w stosunku rocznym (Mon. Pol. z 2016 r. poz. 47).

Kalkulator odsetek ustawowych dostępny
jest w serwisie
www.kalkulatory.gofin.pl

Jeśli chodzi o drugą część pytania, to wyjaśniamy, że zwrot nadpłaconego przez pracodawcę zasiłku odbywa się poprzez rozliczenie w deklaracji rozliczeniowej składek na ubezpieczenia społeczne oraz wypłaconych przez pracodawcę w tym samym miesiącu zasiłków podlegających rozliczeniu na poczet tych składek.

Zasiłki wypłacone przez płatnika składek (pracodawcę) bezpodstawnie nie podlegają rozliczeniu w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA (art. 46 ust. 2 ustawy o sus).

Pracodawca z własnej winy dokonał bezpodstawnej wypłaty zasiłku macierzyńskiego, rozliczając ją w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Obecnie powinien więc skorygować dokumenty rozliczeniowe złożone do ZUS za miesiące, w których wykazał zawyżone kwoty zasiłku. W wyniku korekty na koncie pracodawcy powstanie niedopłata składek na ubezpieczenia społeczne. Dokonując wpłat zaległych składek, pracodawca obowiązany będzie doliczyć odsetki za zwłokę (odsetek nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekracza 6,60 zł).

Dodajmy, że w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego pracownica podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia stanowi kwota zasiłku macierzyńskiego. Pracodawca, nadpłacając zasiłek, zawyżył podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Dlatego korekty wymagają też raporty ZUS RCA, w których pracodawca wykazał pracownicę z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X, zawyżoną kwotę podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe oraz obliczonymi składkami. Pracodawca w dokumentach rozliczeniowych wykazuje jedynie składki na ww. ubezpieczenia. Są one opłacane przez ZUS z budżetu państwa.